Casi todas las páginas llegan escaneadas
De 110 páginas, 109 eran imágenes sin texto. Había números de contenedor escritos a mano, sellos encima del texto y páginas giradas.
Soluciones · Lector de documentos
El lector de documentos lee la documentación de una importación y comprueba que todos los datos coinciden.
El cliente envía la documentación como la tiene: escaneada, girada, con datos escritos a mano y en uno o varios PDF. El lector separa cada documento, reconoce de qué tipo es, saca sus datos y los compara con los de los demás documentos. Después prepara los datos para dar de alta el expediente. El gestor revisa el resultado y decide.
La documentación se procesa en la Unión Europea y no se usa para entrenar a la inteligencia artificial.
Medido con expedientes reales
El lector revisa un envío de 35 páginas y 11 documentos en un minuto y medio.
Lee bien a la primera cerca de nueve de cada diez datos. Cada dato lleva la página y la frase de la que sale, para que el gestor lo compruebe en dos segundos y corrija lo que haga falta.
El problema
La documentación de una importación llega desordenada, escaneada y antes de que exista el expediente.
Una importación trae la factura, el packing list, el BL, el certificado sanitario, el certificado de captura y, según la mercancía, bastantes papeles más. Revisarla a mano consiste en comprobar que están todos y que todos dicen lo mismo. Para construir el lector analizamos expedientes reales completos, y esto es lo que encontramos.
Unas veces llega suelta y otras pegada en un solo PDF
A veces el mismo documento viene dos veces: suelto y dentro del PDF que lo junta todo.
Los errores son pequeños y salen caros
Las líneas de un packing list sumaban 26.651 kg y su total decía 26.650 kg. Un BL con la marca DRAFT pasaba por definitivo.
En esos mismos expedientes, el lector encontró tres discordancias reales que nadie había visto.
Cómo funciona
La inteligencia artificial lee los documentos y un programa de reglas comprueba los datos.
La inteligencia artificial hace lo que un programa normal no sabe hacer: mirar una página escaneada y decir «esto es un BL y el peso neto pone 26.100 kg». Comparar ese número con el de los demás documentos es aritmética, y la hace un programa de reglas. Ese programa da siempre el mismo resultado y no se inventa nada.
- 1En nuestro servidor
Recibe el envío
Usted sube un PDF con todo, los documentos sueltos o las dos cosas a la vez. Si un fichero ya venía dentro de otro, el lector lo detecta y no lo lee dos veces. Acepta PDF, JPG, PNG y WEBP.
- 2En nuestro servidor
Prepara cada página
Mide la calidad de cada página y avisa si alguna está demasiado borrosa para leerla. Endereza las páginas giradas y guarda el original tal como llegó.
- 3Inteligencia artificial
Separa los documentos
Decide dónde empieza y dónde acaba cada documento y de qué tipo es. Distingue documentos casi idénticos, como dos certificados sanitarios de dos buques que viajan en el mismo contenedor.
- 4Inteligencia artificial
Lee los datos
Lee cada documento por separado. Ningún dato aparece sin la página y la frase exacta de la que sale.
- 5Reglas
Compara y propone
Cruza los datos de todos los documentos, comprueba que no falta ninguno y prepara los datos del alta, cada uno con el documento del que sale.
Antes de dar un error por grave, el lector vuelve a mirar. Si un lote no coincide entre dos documentos o falta una fecha de un control crítico, vuelve a leer solo ese dato en ese documento. Si la segunda lectura tampoco cuadra, el dato queda marcado como dudoso para que el gestor lo mire en el papel.
Qué documentos reconoce
El lector reconoce 18 tipos de documento.
La lista sale de documentación real: los diez documentos que se piden habitualmente en una importación de productos de la pesca y los que aparecieron al leer envíos de verdad. Si un documento no encaja en ninguno, el lector lo marca como desconocido y lo enseña igual.
- FRAFactura comercial
- PKPacking list
- BLConocimiento de embarque o sea waybill
- CSOCertificado sanitario
- CATCHCertificado de captura
- ART. 14Declaración de transformación (art. 14 del Reglamento 1005/2008)
- CMRCarta de porte por carretera
- ETQEtiqueta
- NMCCertificado de no manipulación
- —Certificado de origen
- —Listado de buques
- —Lista de ingredientes
- —Declaración de plásticos
- —Informe de laboratorio
- —Reporte de embarque
- —Carta de relación
- —Declaración del capitán
- —Registro de temperaturas
Hoy el lector está preparado para la importación de productos de la pesca, que es la documentación con la que lo hemos construido y medido. Distingue la pesca salvaje de la acuicultura a partir del certificado sanitario, y con acuicultura deja de pedir el certificado de captura y la declaración del artículo 14. La exportación por carretera la estamos desarrollando.
Qué comprueba
El lector compara cada documento consigo mismo, con los demás documentos y con los controles críticos.
Cada documento por dentro
Comprueba que las sumas de las tablas cuadran con los totales, que el peso neto no es mayor que el bruto y que la cabecera y el pie dicen lo mismo. También comprueba que el documento es el definitivo y no un borrador.
Unos documentos contra otros
Cruza todos los datos que se repiten: el importador y el exportador, el origen, los bultos, el contenedor con su dígito de control, los precintos, los lotes, los kilos, el incoterm, las fechas, los importes y la especie.
Los envíos partidos
Cuando un contenedor lleva varias partidas, cada certificado declara su parte y la factura declara el total. El lector compara cada dato en su parte y comprueba que las partes suman el total.
Los controles críticos
Comprueba que los lotes del packing list coinciden con los del certificado sanitario y que el certificado sanitario no tiene fecha posterior al embarque. Si uno de estos controles falla, la documentación no es válida aunque todo lo demás cuadre.
La cadena de empresas
Sigue la mercancía desde la captura hasta el importador, pasando por la planta que la transforma y el exportador, y avisa si en algún paso aparecen dos empresas distintas.
Lo que citan los certificados
Compara la factura y el BL que cita el certificado sanitario con los que ha enviado el cliente. En la etiqueta comprueba que llevan los datos obligatorios, la conservación y los alérgenos.
| Documento | Lote | Página |
|---|---|---|
| Packing list | 260812 | pág. 18 |
| Certificado sanitario | 260821 | pág. 3 |
El lote 260821 del certificado sanitario no aparece en el packing list. El lector lo ha leído dos veces y el número es el mismo, así que conviene revisarlo en el papel.
Cómo dice el resultado de cada comprobación
- Correcto
- El dato coincide en todos los documentos que lo llevan.
- Correcto por suma
- Las partes de cada documento suman el total.
- Diferencia justificada
- Los documentos no dicen lo mismo, pero la diferencia tiene explicación.
- No verificable
- Falta el documento o el dato para comprobarlo. No cuenta como fallo y el lector dice qué documento hace falta.
- Incidencia
- Hay una diferencia que el gestor tiene que revisar.
- Incidencia crítica
- Ha fallado un control crítico y la documentación no es válida.
Si el lector no puede comparar un dato, lo dice. Una comprobación que no se ha podido hacer no bloquea nunca la documentación. El lector también enumera todo lo que sí ha cuadrado y señala los datos que solo aparecen en un documento, porque no se han podido contrastar con nada.
La pantalla del gestor
La bandeja del lector ordena los envíos por urgencia y dice qué hay que hacer con cada uno.
Arriba aparecen los envíos con una incidencia crítica, después los que tienen documentos pendientes, los que hay que revisar y los que están listos para dar de alta. Cada fila dice la acción concreta: mirar un lote en el papel, pedir un certificado al cliente o dar de alta el expediente.
- Buscador. Encuentra un envío por cliente, contenedor, BL o número de expediente, y también por lo que dicen los documentos: un lote, un precinto, un número de factura o de certificado, un buque o una especie.
- Cada dato con su página. Al pulsar un dato se abre la página de la que sale, al lado de los demás datos, con la frase que hay que buscar.
- Dos documentos lado a lado. Desde cada incidencia se abren juntas las páginas de los dos documentos que no coinciden, cada una en el sitio del dato.
- Lo que hay que mirar primero. Una pestaña reúne lo que no cuadra, lo que el lector ha leído con poca seguridad y lo que falta, sin ocultar el resto.
- Correo para pedir lo que falta.En pruebas El lector prepara el correo al cliente con la lista de documentos que faltan y lo deja como borrador. Siempre lo envía una persona.
- Informe en PDF. El informe recoge el resultado, las incidencias con lo que dice cada documento y dónde se ha procesado la documentación. Se puede guardar en el expediente como justificante.
- Historial del envío. Registra quién subió la documentación, quién la abrió, quién corrigió un dato y quién la descargó, y cuándo lo hizo. Sirve para la trazabilidad que pide el OEA.
- Alta del expediente en el ERP.En pruebas Con los datos revisados, el gestor da de alta el expediente con un botón. Cuando asigna el número de expediente, el checklist de documentación se marca solo con lo que ha leído el lector. Está en pruebas con TaricTrans.
1Tiene una incidencia crítica
2Les faltan documentos
1Hay que revisarlo
3Están listos para el alta
| Contenedor | Qué hacer |
|---|---|
| MSKU 482913 0 | Mire el lote en el papel |
| CAIU 731045 8 | Pida el certificado de captura |
| TGHU 610277 4 | Revise 2 incidencias |
| SEGU 905318 7 | Dé de alta el expediente |
La persona decide
El gestor corrige cualquier dato en la misma pantalla y el lector vuelve a comprobar el envío entero.
El lector no da la documentación por buena sin que una persona lo confirme, y lo que marca el gestor en el checklist manda siempre sobre lo que ha leído el lector. Cada dato tiene un botón para corregirlo, que enseña la frase de la que salió y pregunta qué clase de error es.
| Lo que responde el gestor | Lo que hace el lector |
|---|---|
| El lector ha leído mal el dato. | Corrige el dato y vuelve a comprobar el envío entero. Si la incidencia venía de esa mala lectura, desaparece. |
| El valor es correcto, pero es de otro campo. | Lo pasa al campo que le corresponde y vuelve a comprobar el envío. Es lo que suele pasar con el peso neto y el bruto. |
| El lector no ha visto el dato, y sí está. | Añade el dato y vuelve a comprobar el envío. |
| El lector ha leído bien y el error está en el documento. | No cambia nada. La incidencia queda confirmada por una persona. |
Así una errata del lector no llega al expediente como si fuera un defecto de la documentación. Además, el lector aprende de las correcciones: si en un tipo de documento confunde a menudo el peso neto con el bruto, la siguiente vez que lee ese tipo de documento se fija en el rótulo. Aprende qué clase de error comete, y nunca usa un número, un nombre ni una cuenta de otro expediente.
Resultados medidos
Medimos cada cambio del lector con expedientes reales antes de ponerlo en marcha.
Los datos correctos de esos expedientes se transcribieron a mano, y cada versión del lector se compara con ellos. Estas son las cifras de la versión actual.
1,5 minutostarda en revisar un envío de 35 páginas y 11 documentos, desde que se sube hasta que muestra el resultado.
11 de 11documentos de ese envío salieron bien separados y con su tipo correcto, aunque cinco parejas eran casi idénticas.
89 %de los datos se leyeron bien a la primera: 165 de 186 en los expedientes de referencia.
La mayor parte del resto son datos que el lector no llega a encontrar y que el gestor añade desde la pantalla. Por eso cada dato lleva su página y cada corrección vuelve a comprobar el envío.
Protección de datos y seguridad
El lector está construido para cumplir el Reglamento General de Protección de Datos y los requisitos de seguridad del OEA.
La documentación de una importación contiene datos de sus clientes, de sus proveedores y de sus precios. Por eso el lector la procesa solo en la Unión Europea, la usa únicamente para revisar su envío y la borra de nuestros servidores a los 15 días.
Unión EuropeaToda la documentación se guarda y se procesa en servidores situados en la Unión Europea.
15 díasPasado ese plazo desde que termina la revisión, se borra de nuestros servidores todo lo que se subió y todo lo que el lector sacó de ello.
Ningún uso másSu documentación no se usa para entrenar a la inteligencia artificial ni para obtener datos de ella.
Cumple el Reglamento General de Protección de Datos
Portuaria trata su documentación como encargado del tratamiento, con el contrato que exige el artículo 28 del Reglamento. Le informamos de qué empresas intervienen y le avisamos antes de cambiar cualquiera de ellas, para que pueda oponerse.
La documentación no sale de la Unión Europea
Se guarda en nuestro servidor, en la Unión Europea, y la inteligencia artificial que la lee funciona también en servidores de la Unión Europea. Ninguna petición se envía fuera de ella.
Nadie entrena a la inteligencia artificial con su documentación
No lo hacemos nosotros y no lo hacen los proveedores con los que trabajamos, que tampoco la guardan. No la cedemos a nadie y no la usamos para nada que no sea revisar su envío.
Todo se borra a los 15 días
Quince días después de que termine la revisión de un envío, el lector borra de nuestros servidores los documentos que se subieron, los datos que leyó, las correcciones del gestor y el informe. No conservamos nada. Si su agencia necesita guardar el informe en el expediente, lo descarga antes.
Cada acceso queda registrado, como pide el OEA
Cada persona entra con su propio usuario. El historial de cada envío registra quién subió la documentación, quién la abrió, quién corrigió un dato y quién la descargó, y cuándo lo hizo.
La documentación de cada cliente está separada
Cada cliente tiene su propia base de datos, y los documentos de dos clientes nunca se envían juntos a la inteligencia artificial. Nuestros registros técnicos anotan qué se ha leído, pero nunca guardan el contenido de los documentos.
Lo que no hace
El lector propone y avisa, pero el trabajo de la agencia lo sigue haciendo su equipo.
Lo que queda en manos de su equipo
- El lector no presenta declaraciones, no despacha y no firma nada.
- No da de alta el expediente por su cuenta: prepara los datos y el gestor lo da de alta.
- No sustituye la revisión del gestor. La hace más rápida, le dice dónde tiene que mirar y deja constancia de lo que se ha comprobado.
- No envía ningún correo. Los que prepara quedan como borrador y los envía una persona.
Preguntas frecuentes
Estas son las preguntas que más nos hacen sobre el lector de documentos.
¿Necesitamos Claria para usar el lector?
No. El lector funciona dentro de Claria y también se puede instalar por separado. Dentro de Claria, el checklist de documentación de cada expediente se marca solo con lo que ha leído el lector.
¿Qué pasa si una página está muy borrosa?
El lector mide la calidad de cada página antes de leerla. Si una página está demasiado borrosa, avisa y dice de qué documento es, para que pueda pedir al cliente una copia mejor.
¿Y si el lector se equivoca?
Se equivoca a veces, y por eso cada dato lleva la página y la frase de la que sale. El gestor lo comprueba en dos segundos, lo corrige en la misma pantalla y el lector vuelve a comprobar el envío entero. Nada se graba en el ERP sin que lo revise una persona.
¿Sirve para otras mercancías o para la exportación?
Hoy está preparado para la importación de productos de la pesca, que es con lo que lo hemos construido y medido. La exportación por carretera la estamos desarrollando. Si su agencia trabaja con otras mercancías, cuéntenoslo y le diremos qué haría falta.
¿Tenemos que cambiar de ERP?
No. El lector prepara los datos del alta del expediente. La grabación directa en el ERP está en pruebas con TaricTrans. Si usa otro ERP, le explicamos en la primera llamada cómo se conectaría.
¿Cuánto cuesta?
El lector se paga por contenedor leído. Si vuelve a subir la documentación del mismo envío o corrige un dato, no se cobra otra vez. Le decimos el precio en la primera llamada.
En una llamada de 20 minutos le enseñamos el lector con documentación de muestra.
Si nos envía un expediente suyo ya cerrado, le enseñamos lo que el lector encuentra en él. Si vemos que el lector no encaja con su documentación, se lo decimos en esa misma llamada.
Pedir una llamada
También puede escribirnos a [email protected].