Los datos que llegan por correo se teclean a mano en el ERP
La factura, el packing list y el certificado llegan en PDF. Alguien los abre, los lee y copia los datos en el expediente. Cuando hay prisa, es fácil equivocarse al copiar.
Agencias de aduanas · Transitarias · Comercio exterior
Aplicamos la inteligencia artificial al despacho de aduanas y al transporte internacional de mercancías.
Portuaria es una consultora de inteligencia artificial y automatización de procesos. Trabajamos para agencias de aduanas, transitarias y empresas de comercio exterior. Analizamos cómo trabajan, automatizamos las tareas que hoy se hacen a mano y construimos las herramientas que su ERP no tiene.
Trabajamos sobre el ERP que ya tiene y no le pedimos que cambie su forma de trabajar. En la primera llamada vemos cómo trabaja su empresa y le preparamos una propuesta de automatización sin compromiso.
Qué nos diferencia
Conocemos la operativa de una agencia de aduanas y sabemos automatizarla.
Sabemos qué es un DUA, qué ocurre cuando TRACES no valida un CATCH y cuánto cuesta un contenedor que está parado esperando en el punto de inspección fronterizo.
El problema
Buena parte de la jornada se va en copiar datos que ya existen de un documento o de una plataforma a otra.
En una agencia de aduanas o en una transitaria, muchas horas se van en tareas que no necesitan criterio: se teclea en el ERP lo que ya venía en un PDF, se entra en cinco plataformas para saber cómo va un contenedor y se escribe el mismo correo diez veces. Nosotros le proponemos cómo automatizar muchas de esas tareas con inteligencia artificial aplicada a su negocio.
La información de cada expediente está repartida entre varias plataformas
Está en el ERP, en la sede de la AEAT, en TRACES, en CEXVEG, en SOIVRE, en la web del puerto, en la web de la naviera y en el correo. Ninguna muestra el expediente completo, así que hay que consultarlas una a una.
Servicios
Ofrecemos tres servicios: el diagnóstico, el desarrollo a medida y la formación.
Diagnóstico de procesos
Trabajamos con su equipo hasta entender por completo su operativa. Medimos cuántas horas se van en cada tarea, cuántos expedientes pasan por cada paso y cuánto cuesta un error cuando no se detecta a tiempo. Al terminar le entregamos un informe con las automatizaciones posibles ordenadas por el ahorro de tiempo que producen, con lo que cuesta cada una y lo que le devuelve.
- Nos reunimos con los gestores, con el equipo de tráfico y con la dirección.
- Medimos las tareas tal como se hacen, sin estimaciones.
- Revisamos su ERP y comprobamos qué datos permite leer y escribir desde fuera.
- Le entregamos un plan de trabajo ordenado por prioridad, con el ahorro estimado de cada paso.
Si quiere saber más, concertamos una llamada cuando le venga bien y le explicamos el diagnóstico paso a paso. Si después contrata el desarrollo, le descontamos el coste del diagnóstico.
Desarrollo a medida
Construimos lo que sale del diagnóstico. Trabajamos sobre el ERP que ya tienen: nos conectamos directamente con él y con su correo, y añadimos lo que falta. No sustituimos su sistema ni les pedimos que cambien su forma de trabajar.
- Hacemos que la documentación se lea y se compare de forma automática.
- Conectamos su ERP, su correo y las plataformas de la Administración.
- Preparamos avisos y paneles con sus propios campos y estados.
- Dejamos todo funcionando, lo documentamos y formamos a su equipo.
Formación
Damos talleres al equipo sobre cómo usar la inteligencia artificial en el día a día de una agencia: qué se le puede pedir, en qué no hay que fiarse de ella y, sobre todo, qué datos de los clientes se pueden pegar en una herramienta pública y cuáles no.
- Las sesiones son prácticas y se hacen con sus propios documentos y casos.
- Dejamos por escrito una política de uso de la IA, para que el criterio no dependa de cada persona.
Nota sobre la normativa: el Reglamento europeo de Inteligencia Artificial exige que el personal que usa estos sistemas tenga formación suficiente. Bruselas está revisando el alcance exacto de esa obligación, así que se lo contamos como lo que es: una razón más para formarse, no una urgencia.
Por qué nosotros
Conocemos el trabajo de las agencias de aduanas y también la tecnología que sirve para automatizarlo.
La mayoría de los proyectos de inteligencia artificial de este sector fracasan por el mismo motivo: quien programa no entiende el expediente, y quien entiende el expediente no sabe qué se puede automatizar. Nosotros tenemos experiencia trabajando dentro de agencias de aduanas y transitarias.
La forma más rápida de comprobarlo es que nos pregunte por su caso más complicado en la primera llamada. Si no sabemos de qué nos habla, no somos las personas adecuadas y se lo diremos.
Lo que sabemos hacer con la tecnología
- La inteligencia artificial lee documentos reales (facturas, packing lists, BL, CMR y certificados), comprueba cada dato y una persona lo revisa antes de que se grabe nada.
- Conectamos directamente los ERP del sector con las plataformas de la Administración.
- Las automatizaciones funcionan solas todos los días, se vigilan y dejan registro de todo lo que hacen.
- Trabajamos con servidores propios, y cada cliente tiene su propia base de datos y sus propios permisos.
Productos
Hemos desarrollado tres productos que se adaptan e instalan en cualquier agencia de aduanas o empresa transitaria.
Después de trabajar con agencias de aduanas y con empresas transitarias, hemos convertido lo que construimos para ellas en productos. Están listos para adaptarse a la operativa de cualquier agencia de aduanas o transitaria y para instalarse sobre el ERP que ya utiliza. Así su proyecto no empieza de cero, y puede ver cada herramienta funcionando antes de decidir.
01
Claria para agencias de aduanas
Claria reúne en una sola pantalla toda la información de los contenedores que pasan por inspección en frontera.
Claria es un panel de control para agencias de aduanas que despachan mercancía sujeta a controles sanitarios, fitosanitarios y de calidad. Reúne la información que hoy está repartida entre el ERP, la AEAT, TRACES, CEXVEG, SOIVRE, la web del puerto, la naviera y el correo, y la ordena por contenedor. Ya funciona a diario en una agencia de aduanas en activo.
Qué incluye
- Inspecciones del día. Claria muestra qué contenedores tienen inspección hoy, ordenados por hora, y cuáles tienen la documentación en regla o una incidencia pendiente.
- Seguimiento de todos los expedientes. Muestra todos los expedientes abiertos con su documentación, su CATCH y su fecha de inspección. La lista se puede ordenar y filtrar por puerto, por cliente o por estado.
- Controles en frontera. Reúne en la misma línea la validación del CATCH y del CHED en TRACES, el certificado fitosanitario de CEXVEG, el certificado de calidad de SOIVRE y la situación del despacho en la AEAT.
- ETA real de la naviera. Compara la ETA que figura en el ERP con la que da hoy la naviera y avisa cuando el barco se retrasa o se adelanta.
- Citas de posicionado. Lee los avisos de la web del puerto y anota en el expediente si la cita está solicitada, citada, en inspección o finalizada. Hoy funciona en Valencia y en Algeciras; en los demás puertos, Claria toma la fecha de inspección del ERP.
- Lector de documentos. Lee la documentación que envía el cliente y señala todo lo que no coincide entre unos documentos y otros. Se explica más abajo.
- Correos al cliente. Cuando falta un documento o un dato no coincide, Claria escribe el correo con la lista exacta de lo que falta y lo deja como borrador para que alguien lo revise y lo envíe.
- Alta del expediente en el ERP.En pruebas Con los datos de los documentos, Claria prepara el dosier; el gestor lo revisa, lo corrige si hace falta y lo graba en el ERP con un botón. Está en pruebas con TaricTrans.
- Tasas 790/060 y 790/055.En pruebas Calcula el importe con los kilos del expediente y prepara el pago.
Claria no es un producto cerrado. Añadimos o quitamos campos, avisos y pantallas para que se ajuste a la forma de trabajar de cada agencia.
3Tienen inspección hoy
2Tienen la documentación en regla
1Tiene una incidencia
| Hora | Contenedor | Puerto | Estado |
|---|---|---|---|
| 09:30 | HLBU 959241 4 | Valencia | Tiene levante |
| 11:45 | CGMU 515855 8 | Valencia | Falta el CMR |
| 16:20 | MSCU 741882 3 | Algeciras | El CATCH no se ha validado |
02
Claria para empresas transitarias
Claria para transitarias reúne en una sola herramienta las tarifas de las navieras, los presupuestos, el booking y el seguimiento de las exportaciones y las importaciones.
En una transitaria, los datos de una misma operación se teclean varias veces: en la petición de tarifa, en el presupuesto, en el booking, en el borrador del BL y en el ERP. Claria para transitarias recoge cada dato una sola vez y lo lleva de un paso al siguiente. La estamos desarrollando con una transitaria en activo.
Qué incluye
- Tarifas de las navieras. Claria consulta las tarifas por conexión directa con las navieras y con las plataformas de reserva que lo permiten. Cuando una naviera solo da la tarifa por correo, Claria le envía la petición, lee la respuesta y la guarda con el mismo formato que las demás.
- Comparación de tarifas y margen. Muestra las tarifas de todas las navieras en la misma tabla, cada una con su fecha de validez. El comercial añade su margen en euros y la tabla le enseña qué porcentaje supone sobre cada naviera. Si una tarifa caduca antes de la salida del barco, Claria avisa.
- Salidas de los barcos. Muestra los barcos de cada naviera para la ruta pedida, con sus fechas de salida y de llegada, los transbordos y las fechas de cierre, incluido el cierre propio de la carga refrigerada.
- Envío de presupuestos. Prepara el presupuesto para el cliente con la tarifa elegida y su validez, y lo deja listo para enviar. Todas las cotizaciones se guardan en un histórico que se puede consultar en cualquier momento.
- Booking. Prepara la reserva con los datos del presupuesto y de la salida elegida. El comercial solo tiene que añadir los pocos datos que faltan, como la partida arancelaria o el peso aproximado.
- Seguimiento de las exportaciones. Con la factura y el packing list del cliente, Claria prepara el borrador del BL. Después lo comparte con la naviera, compara el BL que la naviera devuelve con el buque y el viaje, y lo deja listo para que el cliente lo valide.
- Seguimiento de las importaciones. Sigue cada contenedor con su ETA real y con el estado de SOIVRE, del CATCH y de CEXVEG, igual que Claria para agencias de aduanas.
- Lector de documentos. Lee la documentación de cada embarque, tanto en exportación como en importación. Se explica más abajo.
Todos los correos que prepara Claria quedan como borrador. Siempre los revisa y los envía una persona de su equipo.
| Naviera | Coste | Margen | % | Válida hasta |
|---|---|---|---|---|
| Naviera A | 8.380 € | 1.500 € | 17,9 % | 31/10 |
| Naviera B | 8.980 € | 1.500 € | 16,7 % | 15/11 |
| Naviera C | 9.250 € | 1.500 € | 16,2 % | Caduca antes de la salida |
03
Lector de documentos
El lector de documentos lee la documentación que envía el cliente, comprueba que todos los datos coinciden y prepara el expediente en el ERP.
El cliente puede enviar los documentos sueltos o todos juntos en un mismo PDF, aunque estén escaneados, girados o tengan datos escritos a mano. El lector separa cada documento, reconoce de qué tipo es, saca sus datos y los compara con los de los demás documentos. Funciona dentro de las dos versiones de Claria y también se puede instalar por separado.
Qué documentos lee
- La factura comercial y el packing list.
- El conocimiento de embarque (BL) y, en el transporte por carretera, el CMR.
- Los certificados sanitarios, los certificados fitosanitarios y los certificados de captura (CATCH).
- La declaración del capitán y los registros de temperatura de la carga congelada.
Qué datos compara entre unos documentos y otros
- Comprueba que el número de contenedor y el de precinto son los mismos en todos los documentos.
- Compara los pesos brutos y netos y el número de bultos.
- Compara la partida arancelaria y la descripción de la mercancía.
- Comprueba que el exportador, el importador y el vendedor coinciden en todos los papeles.
- Compara los lotes, el buque y el número de cada certificado.
- Cuando un contenedor lleva varios certificados, comprueba que entre todos suman los kilos netos del contenedor.
Qué hace con lo que encuentra
- Comprueba que no falta ningún documento obligatorio para ese tipo de mercancía.
- Cuando dos documentos no coinciden, dice qué dato es, en qué documento está y cuál es la diferencia exacta.
- Avisa cuando un documento es un borrador y no la versión definitiva.
- Si un dato se ha leído mal, el gestor lo corrige en la misma pantalla y el lector vuelve a comprobar el expediente entero.
- Con los datos ya revisados, prepara el alta del expediente y el gestor la graba en el ERP con un botón.En pruebas
- En exportación, rellena el borrador del BL con los datos de la factura y del packing list.
El lector no despacha ni firma nada. Propone y avisa, y nada se graba en el ERP sin que lo revise una persona.
Factura comercialCorrecta
Packing listCorrecto
Certificado fitosanitarioCorrecto
Número de contenedorCoincide en los cuatro documentos que lo llevan.Coincide
Peso brutoEl packing list declara 24.180 kg y el BL declara 24.810 kg. La diferencia es de 630 kg.No coincide
Si ninguno de nuestros productos se adapta a su operativa, desarrollamos una solución a medida para su empresa.
Cuéntenos qué necesita
Método
Trabajamos en cuatro pasos y cada paso tiene un plazo fijo.
- 120 minutos
Llamada
Usted nos cuenta qué problema quiere resolver. Si vemos que no podemos ayudarle, se lo decimos en esa misma llamada.
- 2De 2 a 3 semanas
Diagnóstico
Medimos cómo trabaja su equipo y le entregamos el plan de trabajo con cifras.
- 3De 4 a 6 semanas
Primera automatización
Construimos la automatización que más ahorra y la ponemos a funcionar con expedientes reales. Si no da el resultado previsto, el proyecto se para ahí.
- 4Después
Puesta en marcha del resto
Construimos el resto del plan, lo documentamos, formamos a su equipo y le damos el soporte que necesite después.
Lo que no hacemosNo hacemos proyectos de doce meses que solo se enseñan al final. Si en seis semanas no hay algo funcionando en su agencia, es que algo se ha hecho mal.
Resultados medidos
Estos son los resultados que se han medido con Claria en la agencia de aduanas en la que ya trabajamos.
8 plataformasse consultan ahora desde una sola pantalla, sin tener que entrar en cada una de ellas.
6 contenedorestenían un error en la documentación que se detectó antes de que llegaran al PIF.
Más de 1.500 €en demoras y rectificaciones se dejaron de pagar gracias a esos avisos.
Son datos que nos dieron los propios usuarios durante los diez primeros días de uso en una agencia de aduanas en activo. No publicamos el nombre de ningún cliente sin su permiso por escrito.
Preguntas frecuentes
Estas son las preguntas que más nos hacen las agencias antes de empezar.
¿Tienen que tocar nuestro ERP?
No. Nos conectamos a su ERP solo para leer los datos y trabajamos por encima de él. Solo grabamos datos en el ERP cuando ustedes nos lo piden expresamente, y siempre después de que un gestor los revise. Ahora mismo estamos probando la grabación de datos en TaricTrans.
¿Quién ve nuestros datos?
Solo ustedes. Cada cliente trabaja con su propia base de datos, sus propios usuarios y sus propios permisos. Sus documentos y sus expedientes no se usan para entrenar a la inteligencia artificial y no se ceden a nadie.
¿Dónde se guarda toda la información?
Donde ustedes prefieran: en su propio servidor, junto al resto de sus sistemas, o en un servidor protegido que montamos y gestionamos nosotros. La decisión es suya y la tomamos juntos durante el diagnóstico.
¿De quién son los programas que desarrollan?
Son de ustedes, salvo la parte que forma parte de nuestro producto propio, que es de Portuaria y se cede en licencia. Lo dejamos todo documentado para que otro equipo pueda mantenerlo si un día lo necesitan. No queremos clientes que dependan de nosotros a la fuerza.
¿Solo trabajan con TaricTrans?
No. Claria para agencias de aduanas está conectada hoy con TaricTrans, y Claria para transitarias se está desarrollando sobre otro ERP del sector. Seguimos trabajando para conectarlas con el resto. En un desarrollo a medida nos conectamos con el ERP que ustedes tengan. Si su ERP no permite conexiones desde fuera, hay otras formas de hacerlo, y se lo explicamos en el diagnóstico antes de que gasten un euro.
¿Cuánto cuesta?
Le decimos el precio del diagnóstico en la primera llamada, antes de que se comprometan a nada, y se lo descontamos si después contratan el desarrollo. El desarrollo se presupuesta para cada proyecto, junto con el ahorro que se espera conseguir. Claria tiene un coste de implantación y una cuota mensual que depende del número de contenedores, no del número de usuarios.
¿Cuánto tardaremos en ver algo funcionando?
Entre seis y nueve semanas desde la primera llamada: el diagnóstico dura dos o tres semanas y la primera automatización tarda entre cuatro y seis semanas en estar funcionando.
¿Esto va a sustituir a alguien de mi equipo?
No es lo que buscamos y no es lo que ocurre. Lo que se automatiza es el tecleo, las consultas repetidas y los correos de siempre. El criterio de un buen gestor no lo tiene ninguna máquina, y cuanto menos tiempo pierda en tareas mecánicas, más partido le sacará la agencia a ese criterio.
No sabemos por dónde empezar. ¿Es un problema?
No, es lo más habitual, y para eso existe el diagnóstico. Nadie tiene que llegar con una lista de lo que quiere automatizar: preparar esa lista es nuestro trabajo.
En una llamada de 20 minutos le decimos si podemos ayudarle.
Cuéntenos cómo trabajan hoy y qué tareas les están costando dinero. Si vemos que podemos ahorrarles tiempo, le proponemos un diagnóstico con precio cerrado. Si vemos que no, se lo decimos en esa misma llamada.
Pedir una llamada
También puede escribirnos a [email protected].